← AI 잘 쓰는 방법 · 05/12 · 일의 프로세스
반복 업무 프로세스 지도.
AI에게 한 번에 결과를 요구하면 중간이 무너집니다. 일의 순서를 지도처럼 그려 주면 어느 단계에서 무엇을 낼지 스스로 압니다.
왜 필요한가
강의 의뢰 접수, 프로그램 운영, 결과보고, 정산. 운영자의 일은 대부분 반복됩니다. 반복되는 일은 단계, 담당, 입력, 산출로 나눌 수 있습니다.
프로세스 지도의 핵심은 "시작 신호"와 "끝 신호"입니다. 무엇이 오면 시작하고, 무엇이 나가면 끝나는지 정하면 AI가 지금 어느 단계인지 말할 수 있습니다.
채워 넣을 템플릿
빈칸을 우리 조직의 실제 내용으로 채웁니다. 괄호 안 예시는 지우고 씁니다.
[반복 업무 프로세스 지도] 업무 이름: (예: 기관 강의 의뢰 처리) 시작 신호: (예: 문의 폼 또는 메일로 의뢰가 들어옴) 끝 신호: (예: 확정 공문 발송 + 일정표 등록) 단계 | 하는 일 | 담당 | 입력 | 산출 | 넘어가는 조건 1 | 의뢰 내용 정리 | AI | 의뢰 메일 원문 | 의뢰 요약 카드(대상·일시·주제·예산) | 빠진 항목 없음 2 | 가능 여부 판단 | 사람 | 요약 카드, 일정표 | 가능/조정/불가 | 결정됨 3 | 제안서 초안 | AI | 요약 카드, 서식 사전 | 제안서 초안 | 서식 필수 항목 충족 4 | 검토·발송 | 사람 | 제안서 초안 | 발송본 | 검수 체크리스트 통과 5 | 확정 처리 | AI | 확정 회신 | 확정 공문 초안, 일정 항목 | 사람 확인 예외: (예: 예산 미기재 → 2단계 전에 질문 메일 초안)
복사용 프롬프트
이 프롬프트 아래에 채운 템플릿을 붙여 AI에 넣습니다. 프로젝트 지침으로 저장하면 매번 붙일 필요가 없습니다.
너는 아래 [반복 업무 프로세스 지도]에 따라 일한다. 규칙 1. 시작 신호에 해당하는 입력이 오면 "1단계 시작"이라고 밝히고 그 단계의 산출만 낸다. 다음 단계를 미리 하지 않는다. 2. 담당이 "사람"인 단계에서는 실행하지 않는다. 사람이 결정할 항목을 정리해서 제시하고 멈춘다. 3. 각 단계가 끝나면 "넘어가는 조건"을 대조해 통과 여부를 한 줄로 적는다. 통과하지 못하면 무엇이 부족한지 말한다. 4. 답 첫 줄에 항상 "현재 단계: N/총 단계"를 쓴다. 5. 예외 상황이면 예외 처리를 먼저 하고 어느 단계로 돌아가는지 밝힌다. [반복 업무 프로세스 지도] (여기에 채운 템플릿을 붙여 넣기)
이렇게 씁니다
- 한 달에 세 번 이상 반복되는 일을 하나 고릅니다.
- 실제로 했던 순서를 그대로 적습니다. 이상적인 순서가 아니라 실제 순서입니다.
- 단계마다 담당을 "사람" 또는 "AI"로 표시합니다. 이 표시가 06 가이드의 출발점이 됩니다.
체크리스트
- 시작 신호와 끝 신호가 관찰 가능한 사건인가
- 단계마다 입력과 산출이 있는가
- 사람이 담당하는 단계가 최소 하나 있는가
- 예외가 하나 이상 적혀 있는가